MEXT 国費留学生 ｜ Phases 3–5
来日前後の事務フロー（受入れ講座スタッフ向け）
Post-Arrival Procedure Flow — for host-laboratory administrative staff
１・来日前の並行タスク
4〜9月 ／ Pre-arrival
２・来日直後
10月上旬 ／ On arrival
３・市役所手続き
10月・14日以内 ／ City hall
４・完了後タスク
10〜11月 ／ After ①–③
🛫
来日決定（MEXT採用通知）
Notification of Selection for the MEXT Scholarship
1
来日前の並行タスク
Pre-arrival tasks
フェーズ3 ｜ 4〜9月
Pre-arrival tasks
フェーズ3 ｜ 4〜9月
5件は並行して進める ／ All 5 items in this column proceeded in parallel timeline
※ ②～④ は国際企画室・学務課が直接連絡をとってくれるので、講座は時期的なものを念頭に、随時本人に提出を促す
1
📋 学内届出
Internal registration
受入届（様式2）・外為法の手続き
研究推進課
2
💉 感染症 抗体証明
Antibody certificate
入国より以前に本人から取得（様式あり・先方の接種歴証明の英訳か和訳）→ 保健管理C判断
国際企画室・保健管理センター
3
✈️ VISA手配
Visa arrangement
LOA等（一般枠は大学院支援係）
国際企画室
4
🏠 国際交流会館 入居申請
Housing application
入居申請書（Form 1）／ 渡日1か月前まで
国際企画室
5
🔤 カタカナ名・印鑑作成
Katakana name & seal
本人 ／ 印鑑作成
2
来日直後〜学生証受領後
Just after arrival
フェーズ4 ｜ 10月上旬
Just after arrival
フェーズ4 ｜ 10月上旬
来日 → 入寮／学生証 → メール申請の順 ／ Arrival → housing & ID → email
1
🛬 来日・出迎え
Arrival & pickup
航空券半券（stub）を受取・保管
受入講座 担当者
2
🏠 国際交流会館 入寮
Move into Intl. House
入居届（様式3）・誓約書（様式4）・鍵受取・重要事項説明
国際企画室
3
🪪 学生証 取得
Get student ID
オリエンテーションにて
学務課学生支援係・大学院係
4
📧 メールアカウント申請
Apply for email account
オリエン・MMCサイトから（内2098）
マルチメディアセンター
3
市役所手続き
City hall procedures
フェーズ5 ｜ 10月・来学14日以内
City hall procedures
フェーズ5 ｜ 10月・来学14日以内
①→②→③→④ の順に・同日に完了（全体で3時間強）／ Do in order, same day
①
🏛️ 転入届
Moving-in notification
市民課・窓口①
②
🏥 国民健康保険 加入
National Health Insurance
保険年金課・窓口② ／ 所得ゼロ → 同時に軽減申請
③
📊 前年度収入ゼロ申告
Declare zero prior income
税務課・窓口③（②の直後）→ 保険料の減免
④
📑 国民年金 加入＋猶予申請
National Pension + deferment
保険年金課・窓口② ／ 学生区分で書類が異なる
⚠️ 完了後はすみやかに「在留カードの写し」を国際企画室へ提出 ／ After completion, promptly submit a copy of the residence card to Intl. Planning.
4
１〜３完了後、または同時に進める諸手続き
Other paperworks
フェーズ5 ｜ 10〜11月
Other paperworks
フェーズ5 ｜ 10〜11月
市役所・入寮の完了後に着手 ／ Start after city hall & housing are done
1
🏦 ゆうちょ銀行 口座開設
Open Japan Post Bank account
アプリでの開設（無通帳型・印鑑不要）。振替口座として印鑑を口座へ登録する場合は院内郵便局窓口でも可：在留カード＋学生証＋印鑑持参（要事前予約 内2798）
奨学金振込に必須・早期開設を
2
🩸 保健管理センター 抗体検査
Antibody tests
※「①来日前の並行タスク ②」で、自国での証明書が不足・基準値を満たさなかった場合
4種（1種 1,100円・自費）→ 結果1週間後 → 陰性ならワクチン申込
保健管理センター
3
🎓 学務課 手続き
Academic Affairs
stub提出・ゆうちょ口座登録・毎月の在籍確認（内2072）
学務課学生支援係
4
📝 入試 出願 から 受験
Entrance-exam application & exam
一般枠のみ・10〜11月・受験料不要（内2071）
学務課入学試験係
5
💴 寮費の支払い（月毎）
Pay dormitory fee
会計課で支払い・光熱費は白封筒
会計課出納・国際企画室
6
📖 日本語教室 申し込み
Japanese language class application
日本語教師とクラスレベル決定
国際企画室
🔬
各講座で 研究施設関係の手続き（CRL・RCALS・研究推進課HP 等）
Research Facilities User Application
✅
来日後手続き 完了 → 研究活動 本格開始
All procedures complete — research begins
